PDF sang PDF/A

Chuẩn bị PDF cho lưu trữ dài hạn với PDF sang PDF/A

Các cơ quan chính phủ, công ty luật, và bất kỳ ai nộp một tài liệu cần phải giữ được khả năng đọc trong nhiều năm sau thường được yêu cầu cung cấp PDF/A. PDF lưu trữ được xây dựng để một file trông giống nhau nhiều thập kỷ sau, không phụ thuộc vào trình xem hay thiết lập màu sắc. PDF sang PDF/A lấy một PDF bạn đang có và thêm vào những gì một hệ thống lưu trữ mong đợi tìm thấy trong đó.

Tải lên PDF của bạn và công cụ sẽ nhúng một hồ sơ màu (color profile) dưới dạng output intent, cộng với metadata nhận dạng PDF/A đánh dấu file ở mức độ tuân thủ 2B. Điều này cung cấp cho người đọc hoặc một hệ thống lưu trữ số những gì cần để hiển thị màu sắc một cách nhất quán và nhận ra file là tài liệu lưu trữ. Quá trình này không chạm vào nội dung trang, vì vậy văn bản, hình ảnh và bố cục vẫn giữ nguyên như trước.

Việc chuyển đổi này là nỗ lực tốt nhất (best-effort) chứ không phải được chứng nhận. Nó không nhúng lại phông chữ hay làm phẳng độ trong suốt, cả hai điều này đều có thể bị một công cụ kiểm định nghiêm ngặt gắn cờ, vì vậy hãy coi kết quả là thân thiện với lưu trữ hơn là một sự bảo đảm sẽ vượt qua chứng nhận PDF/A chính thức. Một phông chữ chưa được nhúng trong file gốc của bạn sẽ vẫn như vậy.

Trước khi bạn nộp một file đã lưu trữ

• Xác nhận xem người nhận cần PDF/A được chứng nhận hay chỉ cần một file thân thiện với lưu trữ.
• Kiểm tra xem bất kỳ phông chữ tùy chỉnh nào trong PDF của bạn đã được nhúng trước khi chuyển đổi chưa.
• Mở kết quả và xác nhận màu sắc và bố cục trông đúng trên hệ thống của bạn.
• Giữ lại PDF gốc của bạn nữa, trong trường hợp cần một định dạng khác sau này.